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策划之家:庆典活动策划的准备工作!

2018/2/18 19:43:11   来源:互联网

庆典活动是现代企业或组织公关策划中重要的工作方式之一,庆典活动的形式既可以是传统的活动形式,也可以是创新的形式,比如有的商场的开业庆典活动是买下途径商场门前的工交车的当天的乘坐权,给潜在的顾客们以真正的实惠,让商场开业的消息在当地的居民因为当天坐车不花钱的新闻中而自行传播;创新形式的庆典活动因策划者的创意不同其形式丰富多彩,在目前的现实工作中传统形式的庆典活动仍是主流,而传统形式的庆典活动的策划和组织工作有一定的套路,一般可从以下环节入手进行准备。

一、精心拟出邀请庆典活动宾客的名单 一般邀请宾客的范围是本组织的主管部门领导及业务往来单位;相关媒体新闻记者;同行部门和直属部门领导及有关其他公众;名单经领导审定后,印制成精美的请柬,并提前2周左右的时间寄送给宾客,活动前3天再电话核实,看有无变动,贵宾在活动前一天再核实一次。

二、确定庆典活动主持人 庆典活动主持人可以是相关政府部门领导,也可以是本组织领导,还可以是有一定影响的电视台等主持人。一般主持人应仪表大方、口才良好、反映敏捷等。

三、拟定庆典活动程序 程序可包括主持人宣布庆典活动开始、升国旗奏国歌和升公司旗奏公司歌、介绍重要来宾、组织负责人和重要来宾致词、剪彩或安排参观等余庆活动。程序的安排要求紧凑、连贯而细致周密,程序的安排关系到活动的成败。

四、布置庆典活动场地 举行仪式的场地可以设在组织有关庆典活动的现场,如开工或竣工庆典选在工程现场,开业庆典选择在铺面或商店的门口等,应在场地悬挂开业或庆典会标、庆祝或欢迎词语。因为开业活动一般是站立举行的,所以要在来宾站立处和剪彩处铺设红色地毯,以示尊敬和庄重。场地布置可充分利用飘空气球、彩虹门、步道旗、花篮及花卉植物、红地毯等,如会场两边可放置来宾赠送的花篮,四周悬挂彩带和宫灯。还要准备好音响、照明设备,使整个场地气氛显得隆重、热烈。总之应喜庆而热烈。

五、安排接待工作 这一工作要事先指派专人负责,重要来宾的接待应由组织负责人亲自完成。事先安排接待服务人员,安排来宾接待室,接待室中要求茶杯洁净,茶几桌上放置烟缸,如不允许吸烟,应用礼貌标语标牌放置在接待室中,提示来宾。要事先订购嘉宾佩带的胸花。

六、安排剪彩工具和礼仪小姐 庆典活动主办单位应备好彩绸或彩带、剪刀、托盘、托布等,礼仪小姐的人数应比剪彩领导人数多1人。

七、准备来宾签到处和贵宾留言册 贵宾留言册不要用普通签字本,应用红色或金色锦缎面高级留言册,应准备好毛笔、砚墨或碳素笔,还要准备好来宾签到处。此外,还可以准备两个盒子或碟,一个装单位领导或公关部经理的名片,另一个装来宾的名片,这样便于今后联系或制作通讯录。

八、准备相关文字材料和馈赠礼品 印制一些材料,如本组织宣传册、庆典活动的程序表,来宾名单和致词,组织经营项目和政策等。赠送的礼品也是一种宣传性传播媒介,只要准备得当,往往能产生很好的效果。从组织形象考虑,礼品应该具有以下特点:

1、象征性和纪念性 在开业庆典中的礼品应该有纪念意义。人们从礼品的形状及内容上能一目了然地明确它的含义。同时给人发礼品,是作为纪念,总希望人们能重视它、珍惜它,可以使人不时地想到或向别人提起曾经参加过某个活动、曾经当过某某代表、曾经去过某个地方,使自己有一种特殊的荣誉感。

2、宣传性 在某种意义上说,礼品最好能成为宣传本组织的广告载体。一般应在礼品的包装上印有组织标志、庆典开业日期、服务承诺或产品图案及广告用语等。当然商业味不宜太浓,本组织信息要善于巧妙别致地设计在礼品上。

九、音响设备的调试 了解无线麦克风电磁波的方向性、频率高低、音量大小,不要出现”吱吱”的噪音或间断噪音。线路距离与麦克风连线长短要考虑周全,不要使讲话者无法进行必要的移动。有时一个麦克风在讲话者间传递使用,电线太短不方便,电线太长又显得很杂乱,因此,事先应设计好讲话、演示、产品介绍时表演者的路线。如果可能,对移动的演讲者、表演者最好用移动无线麦克风,或尽可能将线的一部分藏在地毯下面,以避免绊倒人。如果为演讲者提供新的服务设施,在会议前一定要向有关人员进行明确的介绍。有关服务人员应熟悉业务与设备,事先做好细致的准备。可以参考:活动策划现场如何对音响设备进行验收?

十、配套节目 庆典活动完毕,宜安排些气氛热烈的节目,如敲锣打鼓、舞狮子,放飞信鸽,合唱歌曲,放喜庆音乐等。在允许燃放鞭炮的地区,还可燃放鞭炮声花产礼炮等,造成喜庆气氛。此外,还可以请军乐队演奏。(注意一般情况下不要放氢气球,特别是在机场附近,以免影响飞机的飞行安全。)

十一、参观、座谈或聚会 主持人宣布仪式结束,即可引导客人参观工程、组织、公司或商店。可介绍主要设施或特色商品,以融洽与同行的关系,也可以举行短时间的座谈或请来宾在留言簿上签字。之后,还可以安排舞会、宴会答谢来宾。

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责任编辑:helloworld

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